הסכם למתן שירותי גניזה של תיקים, מסמכים וחומר משרדי

 

 

שנכרת בירושלים ביום לחודש שנת ___

 

 

ב י ן

 

____________________

 

שכתובתה לענין הסכם זה: _____________ (להלן: "החברה")

 

____________________________________________________

 

 

ל ב י ן

 

ממשלת ישראל בשם מדינת ישראל המיוצגת ע"י

 

_______________________________________

 

שכתובתה לענין הסכם זה: _______________  (להלן: "המזמין")

 

 

והואיל והחברה עוסקת במתן שרותי גניזה של תיקים, חומר משרדי ומסמכים מסוגים שונים (להלן - המסמכים)

 

והואיל והחברה מצהירה כי ברשותה מקום/ות גניזה נאות/ים מובנים ומאובטחים שניתן לגנוז בהם בצורה טובה ובטוחה מסמכים מכל הסוגים (להלן - המגנזה), וברשות החברה צוות כח אדם מיומן שעבר הדרכה מתאימה, ויכולת מחשוב לביצוע השרותים בהם מעוניין המזמין כפי שיפורט בהסכם זה.

 

והואיל והמזמין מעוניין לקבל מן החברה שרותי גניזת מסמכים לתקופה מ______ עד_______

 

והואיל והחברה מצהירה כי היא ועובדיה ו/או קבלני משנה מטעמה ועובדיהם ישמרו על תנאי הבטחון, הבטיחות והסודיות כפי שיפורטו בהסכם זה ובנספחיו.

 

 

לפיכך הוסכם בין הצדדים

 

 

1. המבוא להסכם זה והנספחים המצורפים אליו מהווה חלק בלתי נפרד הימנו.

 

2. המזמין מסכים לגנוז במגנזת החברה מסמכים שונים, והחברה מתחייבת בזה לספק לו

 שרותי אחסון ושירותים נלווים שונים כפי שיצויינו  בחוזה זה ו/או בנספחיו.

 

3. החברה מצהירה, כי היא תגנוז את המסמכים שיעביר אליה המזמין עפ"י תנאי הגניזה

 המפורטים במסמכי המכרז.

 

4. א. החברה מצהירה, כי היא תקיים את כל הנוהלים המופיעים במסמכי המכרז וכפי

 שידרוש המזמין מפעם לפעם.

 

 ב. מוסכם בזאת כי נציגי המזמין יהיו רשאים לערוך ביקורת באתרי הגניזה של הקבלן

 בהתראה של 24 שעות. החברה מתחייבת לסייע למזמין לקיים את הביקורת.

 

5. במעמד חתימת הסכם זה וכתנאי לתוקפו תציג החברה למזמין פוליסת ביטוח בהתאם למפורט

 במסמכי המכרז.

 

6. החברה מתחייבת לא להסב, להעביר או למסור ההסכם כולו או מקצתו או כל זכות על פיו

 ו/או ביצוע העבודה, כולה או מקצתה לאחר, אלא בהסכמת המזמין בכתב, אך העסקת

 עובדים אין בה כשלעצמה משום מסירת ביצוע העבודה לאחר. מובהר כי מסירת העבודה,

 כולה או חלקה לקבלני משנה טעונה הסכמת המזמין מראש ובכתב.

 

7. מוצהר בזה כי החברה ו/או קבלן משנה מטעמה שיאושר מראש ע"י המזמין הינם קבלנים

 עצמאיים ולא יחולו ביניהם לבין המזמין יחסי עובד-מעביד. כן מוצהר כי לא יהיו בין

 עובדי החברה ו/או עובדי קבלן משנה מטעמה לבין המזמין כל יחסי עובד-מעביד או

 יחסים משפטיים אחרים.

 

8. א. במקרה של העברה וקליטת חומר ממגנזה אחרת כמפורט במסמכי המכרז,

 מתחייבת החברה לבדוק, עם קבלת החומר, כי יש התאמה בין תכולת המיכלים

 שהועברו לבין המפורט בדיסקט ו/או בתדפיס שצורפו לתיבות.

 

 ב. החברה תעביר למזמין תוך 14 יום מיום קבלת חומר הגניזה כמפורט בסעיף קטן א'

 לעיל או תוך תקופה שתקבע בין המזמין לחברה דו"ח מפורט על החומר שנתקבל תוך

 פירוט כל אי התאמה שנמצאה לאחר השוואת תכולת המיכלים למפורט בדיסקטים ו/או

 התדפיסים שצורפו לתיבות.

 

9. תמורת השירותים שהחברה תספק למזמין, ישלם המזמין לחברה את המחיר המפורט בנספח

 להסכם זה.

 

10. א. תקופת הסכם זה היא 5 שנים אולם המזמין יהיה רשאי להפסיקו במועד מוקדם יותר,

 ללא כל פיצוי לחברה בתנאי שיודיע לחברה על כך מראש 60 יום לפחות לפני מועד

 ההפסקה.

 

 ב. בתום תקופת ההסכם או עם סיומו לפני כן, מכל סיבה שהיא, יהא המזמין רשאי

 להיכנס למגנזות החברה או לכל מקום אחר בו מחזיקה החברה את המיכלים ו/או

 המסמכים שהועברו לגניזה ע"י המזמין, ולקחת את מסמכיו. הכניסה לארכיביה של

 החברה תעשה בתיאום עם החברה, לפחות 24 שעות מראש.

 

 ג. במקרה של הפסקת תוקף ההסכם ע"י המזמין כאמור, או עם סיומו, מצהירה החברה כי

 לא תהא לה זכות עכבון על כל מסמך או חומר כלשהו שהועבר אליה לגניזה ע"י

 המזמין.

 ד. במקרה שההסכם יופסק ע"י המזמין לפני פקיעתו, בהתאם להסכם זה, מצהירה החברה

 כי היא מסכימה, שהמסמכים שנמסרו לה לגניזה ע"י מזמין ישארו בגניזה אצלה

 והיא תמשיך לספק את כל השירותים על-פי הסכם זה וזאת עד 180 יום מיום

 שהמזמין הודיע לה על הפסקת ההסכם, או עד כל תאריך מוקדם אחר, וזאת מבלי

 שהמזמין יחוייב בתשלום או פיצוי כלשהו לחברה, למעט דמי אחסנה ושליפה כמפורט

 בנספח  .

 

 ה. עם סיום תקופת ההסכם או עם הפסקתו, תחזיר החברה למזמין את כל המסמכים

 שנמסרו לה לגניזה ע"י המזמין ארוזים במיכלים במצב תקין, כשמסומנת עליהם

 תכולתן. כן תמציא החברה פירוט תכולתו של כל מיכל. המזמין ישלם לחברה את עלות

 המיכלים בלבד. התשלום יחושב בהתאם למחירי השוק של מיכלים משומשים כפי שיקבע מומחה מטעם המזמין. רשימת התכולה תוגש לפי סדר המיון כפי שיקבע המזמין בכל נושא ונושא, לפני החזרת המיכלים על תכולתם. הרשימה תועבר בתדפיס ו/או בדיסקט. כמו כן (אם יידרש) תועבר תכנה מתאימה לקריאת הנתונים, לביצוע שאילתות ולהפקת דוחו"ת.

 

 ו. במידה והחברה לא תספק את השירותים המפורטים בהסכם זה, או בנספחיו, כולם או

 חלקם יהיה המזמין רשאי לשכור את שירותיו של גורם אחר לקבלת שירותים אלה,

 והחברה תחוייב בתשלום עבור השירותים הנ"ל, בתוספת עלויות כלליות וניהול בגובה 15%.

 

 ז. למזמין שמורה האופציה להאריך את תקופת ההסכם ל- 5 שנים נוספות. ירצה המזמין

 לממש את האופציה, יודיע על-כך לחברה לא יאוחר מ- 90 לפני תום תקופת ההסכם.

 

11. מוסכם בין הצדדים כי החברה תהא אחראית לכל נזק שייגרם למסמכים ולכל נזק שייגרם

 למזמין בגין המסמכים שהעביר המזמין לחברה לגניזה, עקב כל מעשה או מחדל של החברה

 ו/או קבלן משנה מטעמה ו/או עובדיו והיא תשפה או תפצה את המזמין בשל כל נזק

 שייגרם לו בקשר למסמכים הנ"ל ו/או בשל נזק בגין תביעות. המזמין מתחייב לסייע

 לחברה בתביעה כנגד צד ג', שגרם נזק למסמכים, או בגין המסמכים בכל הנוגע למידע,

 מסמכים ויתר ראיות, הכל כפי שיתאפשר על פי דין.

 

12. בנפרד ובנוסף לאחריותה של החברה לנזקים שייגרמו למזמין בקשר למסמכים להעביר

 לגניזה אצל החברה, הכל כמפורט בסעיף 11 להסכם זה, תבטח החברה את אחריותה הנ"ל

 לנזקים שייגרמו למסמכים ו/או למוסד בקשר לאותם מסמכים, הכל כמפורט בסעיף הבטוח

 המופיע במסמכי המכרז.

 

13. נציג המזמין לצורך ביצוע הסכם זה יהיה_____________או מי שימונה על ידו.

 

14. א. התחייבויות החברה עפ"י הסכם זה יובטחו בערבות בנקאית אוטונומית

 לתקופה של 5 שנים, צמודה למדד הבסיסי בסך של 10% מהערך הכולל של ההתקשרות

 (ללא מע"מ) לשנה הראשונה. הגובה המדויק של הערבות יקבע ע"י המזמין בהתאם

 לגובה התמורה הצפויה בשנה הראשונה. הערבות תמסר למזמין ע"י החברה לפני

 החתימה על הסכם זה.

 

 לענין סעיף זה: ה"מדד הבסיסי" - מדד המחירים לצרכן הידוע ביום הקובע.

 

 ב. מוסכם כי כספי הערבות הנ"ל מהווים פצויים מוסמכים ומוערכים מראש בגין

 הפרת התחייבות החברה ע"פ הסכם זה, ואין בחילוט הערבות כדי לפטור את החברה

 מהתחייבותיה לפי הסכם זה.

 

15. הפרת כל אחד מן הסעיפים 1 עד 5 ו- 9 עד 12, להסכם זה תחשב הפרה יסודית של

 ההסכם.

 

16. על אף האמור במסמכי המכרז, רשאי המזמין, לשנות את הנהלים הטפסים והדוחו"ת ואז

 יחולו אלה החדשים, והחברה תנהג לפיהם.

 

17. מס בולים החל על הסכם זה ישולם ע"י החברה.

 

18. הודעות שישלחו מצד אחד למשנהו בדואר רשום לפי הכתובת המופיעה ברישא להסכם זה

 יחשבו כאילו נתקבלו ע"י הצד השני בתום 3 ימים ממועד משלוחן כאמור.

 

 

19. נציגי המזמין החותמים על הסכם זה מצהירים בזה כי ההוצאות וההרשאות להתחייב

 הכרוכות בהסכם זה תוקצבו בחוק התקציב השנתי לשנת התקציב הנוכחית בתקנה מספר

  .

 

 

ולראיה באו הצדדים על החתום היום______________________

 

 

____________________             __________________

ה ח ב ר ה                                     ה מ ז מ י ן

 

 

 

 

*****************************

 

נספח טכני

 

1. הגדרות

 

בהסכם תנתן למונחים הבאים המשמעות הכתובה בצד כל אחד מהם:

 

 - מיכל - מיכל אחסון סטנדרטי מקרטון גלי שמידותיו בס"מ 37 X 31 X 40 (כולל

 מכסה) המיועד לאריזת יחידות תיוק מקרטון והמצוי כיום בשימוש ארכיון המדינה.

 

 - יחידת תיוק - תיק, קלסר, מעטפה, צרור מסמכים הכרוכים יחד, סרט, תקליט,

 תצלום, מפה וכיו"ב המגדירים יחידת מידע אחת בעלת מאפיין כגון שם או מספר.

 

 חומר ארכיוני - כל כתב על גבי נייר חומר אחר לרבות יחידת תיוק או מיכל אחסון.

 

 - אתר גניזה - קבוצת מבנים צמודים המהווים אתר אחד.

 

 - רשומות/חומר לגניזה - שם כולל ליחידות התיוק השונות.

 

 - מגנזה - אתר גניזה המשמש את מזמין לאחסון רשומות אשר אינן נדרשות באופן שוטף

 אך נדרש לשמרן עפ"י חוק הארכיונים תשט"ו1955- והתקנות הנגזרות ממנו.

 

 - רשימת גניזה - רשימת ממוחשבת המכילה את נתוניה של כל יחידת תיוק במבנה קבוע.

 

 - מורשה הזמנה - איש קשר מטעם מזמין העבודה אשר יוסמך על ידו להעביר דרישות

 שירות לקבלן.

 

 - שליפה - איתור יחידת תיוק הנדרשת על ידי המזמין והמצאתה למזמין בהתאם לנוהלים

 שנקבעו ו/או יקבעו עפ"י מכרז זה.

 

2. סל השירותים

 

 א. רישום יחידת תיוק

 

 הרישום יבוצע ע"י נציגי הקבלן על-פי הנחיות אחראי ברשומות/ארכיון המדינה באתר

 הגניזה הנוכחי של המזמין. הכוונה היא לחומר אשר עבר תהליך ראשוני של סינון

 ומיון ע"י המזמין.

 

 רישום החומר יעשה ברמת יחידת התיוק ויכלול את הפרטים הבאים:

 

 - שם יחידת התיוק ומספרה.

 

 - זמני הפתיחה והסגירה של תיק.

 

 - שם יחידת המשנה יוצרת התיק.

 

 כאשר הדבר ניתן (לדוגמא, כאשר מדובר בתיקי רכב המסודרים על-פי מספרי

 רישוי) ירשום הקבלן יחד סדרות שלמות של תיקים בעלי מאפיינים דומים.

 

 בתום פעולת הרישום יעביר הקבלן למזמין ולארכיון המדינה את רשימת יחידות

 התיוק.

 הרשימות שיכין הקבלן ישמשו את המזמין לקביעת ייעוד החומר (ביעוד מיידי,

 העברה לאתר הגניזה, העברה לארכיון המדינה) ולקביעת תאריכים עתידיים לביעור/

 העברה לארכיון המדינה.

 

 ב. אריזה, העברה, קליטה ותיעוד

 

 1) אספקת המיכלים ואריזתם תבוצע על ידי הקבלן ועל חשבונו.

 על הקבלן לשמור, ככל האפשר, על הכללים הבאים:

 

 - הפרדה בין יחידות תיוק בעלות ייעוד שונה (ביעור, העברה לקבלן, העברה

 לארכיון המדינה).

 - אריזה במיכל אחד של יחידות תיוק בעלות תאריך עתידי קרוב (אותה שנה)

 של ביעור/העברה לארכיון המדינה.

 - הפרדה בין נושאים שונים (תיקים כלליים, תיקים נושאיים, תיקים אישיים).

 

 בתום האריזה יכין הקבלן תעודת משלוח שתכלול את הפרטים הבאים:

 

 - שם המזמין ויחידות המשנה שלו.

 - מספר המיכלים המועברים.

 - מספר יחידות התיוק בכל מיכל.

 - תאריך המשלוח.

 

 על תעודת המשלוח יחתום מורשה הזמנה מטעם המזמין ונציג הקבלן, וזאת כאישור

 לכמויות המועברות ולכך שהמיכלים מולאו די הצורך ובאופן שלא תפגע שלמות

 החומר/מיכל.

 

 2) הובלה

 

 על הקבלן להוביל את המיכלים באמצעי הובלה שלו אל מתקן האחסון כשהם ארוזים.

 תהליך ההובלה יעשה על פי תוכנית מפורטת הכוללת לוח זמנים לביצוע אשר

 תתואם עם המזמין.

 הובלת החומר תעשה תחת השגחה ופיקוח מתמידים של נציג הקבלן.

 

 3) תיעוד

 

 על הקבלן להקליד את פרטי החומר המופקד למערכת ממוחשבת שברשותו. ההקלדה

 תבוצע באתר הגניזה הנוכחי של מזמין העבודה עפ"י תוכנית מפורטת ומתואמת בין

 הקבלן למזמין הכוללת לוח זמנים לביצוע. פירוט הנתונים שיש להקליד מובא

 בהמשך בסעיף  .

 

 בסיום הקלדת כל החומר יגיש הקבלן למזמין העבודה ולארכיון המדינה דו"ח

 אחסון מלא אשר יכיל את כל הפרטים המצוינים בסעיף ____________.

 

 4) לקיחת חומר מיחידות המזמין

 

 א. הקבלן יהיה אחראי על איסוף חומר חדש לגניזה מדי חודש, או בתדירות אחרת

 שתקבע, ישירות מכל יחידות המשנה של המזמין.

 

 ב. הקבלן יוזמן ע"י מורשה הזמנה מטעם המזמין אשר יפרט הכמויות המשוערות

 להעברה ויתאם לוח זמנים להעברה.

 

 ג. מסירת החומר תתבצע כמפורט בסעיף  .

 

 ד. הקבלן יאחסן את החומר במיכלים באתר הגניזה ויעדכן את מערכת המידע בפרטי

 החומר כמפורט בסעיף  .

 

 ה. הקבלן יפיק דו"ח אחסון מעודכן אשר יחליף את הדו"ח הקודם. דו"ח זה יועבר

 לאיש הקשר ביחידה, לארכיון המדינה ולגורמים נוספים כפי שיידרש ע"י

 המזמין, וזאת לא יאוחר מ- 15 ימים מיום איסוף החומר.

 

 

 

 ג. התקנה ותחזוקה של מערכת מידע

 

 1. ניהול המידע

 

 א. על הקבלן לתעד את פרטי החומר המופקד ופרטי ההפקדות והשליפות של חומר

 מאתר הגניזה באמצעות מערכת מידע ממוחשבת.

 

 ב. התיעוד יכלול לפחות את הפרטים הבאים לכל יחידת תיוק:

 

 - שם מזמין העבודה.

 - שם יחידת המשנה.

 - שם יחידת התיוק או כותרתו.

 - זמני הפתיחה והסגירה של התיק (אם לא מצויין ע"ג התיק יש להוציא רת

 הפרטים מתוך התיק).

 - תאריך מיועד לביעור (עפ"י הגדרת המשרד ולאור תקנות והנחיות של ארכיון

 המדינה).

 - סטטוס התיק (מופקד, הועבר לעיון, נגרע או נמסר לשימוש מחודש).

 - פרטים כגון: תאריך גריעה (החזרה למזמין העבודה, העברה לארכיון

 המדינה) תאריך ביעור.

 - פרטים נוספים אשר מזמין העבודה ימצא לנכון לציינם.

 

 ג. בכל מקרה אין לשנות את תכולת התיבות וסדר התיקים בהן ללא תיאום מראש עם

 מזמין העבודה.

 

 2. דו"חות

 

 א. הקבלן יעביר דו"חות סטטיסטיים לאנשי הקשר של מזמין העבודה ולארכיון

 המדינה בסיום כל רבעון או עפ"י דרישה.

 

 הדו"חות יכללו את הפרטים הבאים:

 

 - היקף החומר (יחידות תיוק ומיכלים) המאוחסן לפי סוגים.

 - מספר הפקדות והיקף חומר (יחידות תיוק ומכלים) שהופקד בתקופה נתונה.

 - היקף שליפות חומר בתקופה נתונה.

 - פירוט יחידות תיוק המיועדות לביעור (כולל לפי מיכלים והיקף החומר

 הנועד לביעור מכל מיכל).

 

 ב. בנוסף לדו"חות שהוזכרו לעיל על הקבלן להעביר דו"ח אחת ל- 3 חודשים ובו

 פירוט תיקים אשר נשלפו מאתר הגניזה למטרות "עיון" וטרם הוחזרו (ממוין

 עפ"י יחידת משנה ועפ"י תאריך שליפה).

 

 ג. כל הדו"חות יופקו באמצעות מערכת המידע הממוחשבת, מס' הדוחות, פורמט

 הדוחות, מועדי ההפקה וחתכי המיון יקבעו ע"י המזמין והקבלן במסגרת הסכם

 ההתקשרות.

 

 ד. אחסון, שליפה, ביעור אספקת דו"חות, ופעילות שוטפת

 

 1. אחסון

 

 א. הקבלן יאחסן את החומר במיכלים ע"ג מדפים.

 

 ב. בכל מקרה לא יצויין שם מזמין העבודה או שם יחידת משנה שלו ע"ג המיכל

 וזאת מטעמי חסיון מידע.

 

 ג. על הקבלן להקפיד על אחסנת החומר תוך שמירה על הכללים הבאים. הכללים

 שיובאו להלן מתייחסים לחומר ארכיוני מנייר ותיקים שמידותיהם מתאימות

 לאחסון במיכל, מיכל מורחב, מיכל כפול או גליל.

 לגבי תנאי אחסון של חומר שאיננו נייר ראה סעיפים __________.

 

 ד. מיקום המבנה

 

 - רחוק מאתרי אחסון מזון.

 

 - רחוק מגורמי נזק כגון תעשיה הפולטת פסולת רעילה ומאגרי חומרים דליקים

 ונפיצים.

 

 - קרקע יציבה - אין למקם באיזורים המועדים להצפה.

 

 - אפשרות גישה נוחה לרכב כבד.

 

 ה. חלוקת השטח

 

 - הפרדה בטיחותית בין חדרי עבודה לבין אולמות אחסון.

 

 מסדרונות

 

 - מעברים לציוד שינוע - 2.40 מ'.

 - מעברים לאנשים - כפי שנדרש ע"י מכבי-אש.

 

 ו. מרכיבי המבנה והציוד

 

 1. מבנה

 

 הקירות, התקרה, הרצפה והמחיצות יהיו עשויים מחומרים בלתי דליקים,

 שאינם פולטים גזים רעילים, שאינם מאפשרים התעבות ועם בידוד טרמי.

 הגג יבנה באופן שלא יצטברו בו מים ותהיה לו מערכת ניקוז.

 

 2. רצפה

 

 עשויה מחומרים שיעמדו באש במשך שעתיים. רצפת בטון חשופה תיצבע בשתי

 שכבות. שכבה למניעת אבק ושריטות ושכבה למניעת חשמל סטטי.

 עומס - הרצפה תעמוד בעומס המדפים המלאים והציוד וכן בעומס הכפול

 ממשקל החומר המאוחסן למקרה שתופעל מערכת המתזים.

 עומס שימוש נדרש: לכונניות נייחות - 1,200 ק"ג/מ"ר

 לכונניות נעות - 2,400 ק"ג/מ"ר

 

 

 3. חשמל ותאורה

 

 החיוט ושאר המרכיבים של מערכת החשמל יהיו בטיחותיים. מפסק ראשי לאתר.

 התאורה - בטיחותית בעוצמה שלא תעלה על 300 לוקס. מיקום גופי התאורה

 במעברים ובמרחק של לפחות 40 ס"מ מהחומר.

 

 4. מערכות ניקוז

 

 בחלל המבנה לא יעברו צינורות מים או ביוב (לבד ממערכת הכיבוי).

 

 צנרת חשמל ותקשורת תעבור באולמות האיחסון רחוק ממיקום חומר. יש

 להמנע מהכנסת ציוד חשמלי לאולמות האיחסון.

 

 5. תקרה

 

 גובה תקרה לא ירד מ- 2.60 מ', לרבות תקרה הנוצרת מהתקנת גלריה.

 

 

 6. פתחים

 

 בכניסה לאתר ובין האולמות יותקנו דלתות בטחון עמידות בפני אש

 למשך שעה וחצי. בכל אולם איחסון תהיינה 2 דלתות במידות 1.20 X 2.00 מ'

 כאשר אחת מהן משמשת כיציאת חירום.

 

 חלונות - אם יש חלונות עליהם להיות מוגנים נגד קרינה ישירה ועמידים

 בפני אש למשך שעה. שטח החלונות לא יעלה על 10% משטח הקירות.

 פתחים - לשחרור עשן ופתחים שבהם יותקנו מאוררי חלון ימוגנו.

 

 ז. תנאי אחסון

 

 1. נייר

 

 גורמי קלקול הנייר - חומציות, אור ולחות.

 

 תחלופת אויר - יש להבטיח תחלופת אויר סדירה בכל שטח המגנזה על-ידי

 אוורור טבעי או על-ידי מאוורי חלון. את השיטה ואת כמות היחידות וסוגן

 יקבע מהנדס מיזוג אויר.

 החלפה אחת כל שעתיים. כדי למנוע עובש יש למקם את המאווררים באזור הגבוה

 של הקירות. באזורים עם חשש לזיהום אויר יש להתקין מסננים.

 

 לחות יחסית - תחום הקבילות 60-30%.

 במקום שבהם הערכים קיצוניים, יש להשתמש במיכשור מתאים כסופחי לחות או

 מתקני לחלוח. בכל מקרה יוצבו באולם האחסון מכשירים היגרותרמוגרפיים

 מכויילים.

 

 טמפרטורה - תחום הקבילות 25-13 מעלות צלזיוס.

 

 2. תצלומים

 

 יש צורך במיזוג אויר ובסינון אויר

 

 לחות יחסית - 45-35%

 

 טמפרטורה - תחום קבילות 16-10 מעלות צלזיוס.

 

 3. חומר מגנטי כולל הקלטות קול

 

 יש צורך במיזוג אויר ובמערכת סינון אבק.

 

 לחות יחסית - 40%.

 

 טמפרטורה - 18 מעלות צלזיוס.

 

 ח. בטיחות

 

 1. אש

 

 מניעה - הרחקת גורמי אש משטח המגנזה ומסביבתה. איסור עישון בשטח

 האחסון.

 - ראה דרישות ממרכיבי המבנה והציוד. אם קיימים חלונות יש

 להתקין בהם סורגים ורשת אקספנדד

 

 גילוי - מערכת גלאי עשן בכל חלקי האתר מקושרת למתזים ולמרכז בקרה

 (חייגן אוטומטי).

 

 

 כיבוי - מערכת מתזי מים (ספרינקלרים) גלגילונים ומטפים.

 מערכת כיבוי בגז לחומר אור-קולי ומגנטי.

 

 אישורים - בידי המציע יהיו אישורים מתאימים ועדכניים לפיהם האתרים

 המוצעים עומדים בדרישות שירותי הכבאות.

 

 2. מים

 

 מניעה - צנרת מים תעבור רק מעל מעברים ומסדרונות.

 

 גילוי - גלאי זרימה עם חייגן אוטומטי.

 

 ט. בטחון

 

 1. גלאי נפח, מפסקים מגנטיים וגלאים כדוריים בפתחים מקושרים למוקד. דלתות

 פלדה הננעלות מבחוץ (דלתות ניתנות לפתיחה מבפנים).

 

 2. מערכת אתרעה למקרה של כניסת בלתי מורשים לאתר בשעות העבודה.

 בקרת כניסה לאתר, לאולמות ולמחשבים.

 

 3. נוהל, לכניסה ורישום עובדים ואנשים אחרים לבניין כולו ולחדרים של

 המגנזה. הנוהל יאושר ע"י קב"ט המזמין.

 

 4. מערכת התראה אלקטרונית לגילוי פריצה, לפי תקן ישראלי 1337 הכוללת

 יחידת קצה דו כיוונית, מופעלת ע"י גלאים המכוונים לפתחי הבניין

 ומחוברים למוקד בקרה המאושר ע"י משטרת ישראל. שליחי המוקד יגיעו לבנין

 תוך 15 דקות מהפעלת ההתראה.

 על החברה להמציא אישורים, על ההתקנה ועל החיבור למוקד הבקרה.

 

 5. כל אמצעי הבטחון מפני פריצה וכניסה בלתי מבוקרת לאולם יעמדו לביקורת

 קב"ט המזמין בכל עת והקבלן ימלא אחר כל דרישות הבטיחות של הקב"ט כפי

 שינתנו מעת לעת.

 

 6. הובלת החומר של המזמין לארכיב החברה וממנו, תתבצע ע"י הקבלן ברכב סגור

 באמצעים קשיחים, שיהיה נעול בעת ההובלה ויהיה תחת השגחה ופיקוח מתמיד

 של עובדים שאושרו ע"י קב"ט המזמין.

 

 7. בכל חלונות המגנזה יותקנו סורגים.

 

 8. דלתות האתר תהיינה נעולות גם בשעות הפעילות. בדלת הכניסה הראשית תותקן

 עינית ומכשיר אינטרקום לכניסה מבוקרת.

 

 י. תפעול

 

 1. חיטוי - החיטוי יבוצע בחומרים שאינם מזיקים לנייר. החיטוי יעשה ע"י

 מדבר מורשה בעל היתר (?) בלתי מוגבל.. החיטוי יתבצע לפחות אחת לשנה עם

 ביקורת תקופתית.

 

 2. נקיון - נקיון המבנה יכלול ניקוי אבק מעל גבי המיכלים.

 

2. שליפת יחידות תיוק

 

 א. הקבלן יהיה ערוך לקבלת דרישות שליפה באמצעות הפקסימיליה, הטלפון והדואר או

 באמצעות שליח, וזאת מיד לאחר מסירת דו"ח האחסון למזמין העבודה.

 מזמין העבודה ימסור לספק רשימת מורשי הזמנה. אין לספק תיקים למי שאינו כלול

 ברשימה. מזמין העבודה רשאי לשנות ולעדכן את הרשימה מידי פעם.

 ב. הדרישות יועברו בטופס שליפה שיוכן ע"י הקבלן. כל דרישה תלווה בציון

 יחידת התיוק הנדרשת ומס' המיכל בו היא נמצאת, מיקום המיכל, מורשה הזמנה

 אליו יש להעביר החומר ומטרת השליפה (עיון/שימוש מחדש/גריעה).

 

 ג. כל הדרישות אשר הועברו לחברה בפקסימיליה עד שעה 16:00 של יום עבודה נתון

 ימסרו לידי נציג היח' המבקשת עד שעה 13:00, ביום העבודה הבא.

 

 ד. הקבלן מתחייב לבצע ללא תשלום עד 10 שליפות מיוחדות בשנה. שליפה תחשב

 מיוחדת אם היא נדרשת לאותו יום ויש לשלוח עבורה רכב מיוחד. על כל

 שליפה נוספת מעבר ל10- הראשונות ישלם המזמין את עלות הנסיעה מהקבלן

 לנקודת האספקה. שליפה מיוחדת תסופק בתוך שעתיים מהדרישה, במרכז הארץ

 ובתוך 4 שעות לכל איזור אחר.

 

 ה. עם קבלת טופס השליפה, יבדוק הקבלן במחשב הימצאות כל היחידות הנדרשות.

 יחידות חסרות יסומנו על גבי הטופס ודיווח על כך יועבר למזמין

 בפקסימיליה תוך שעה ממועד הדרישה.

 

 ו. הקבלן יארוז את התיקים לכל יחידה בנפרד המעטפה אטומה ויציין ע"ג המעטפה

 את שם היחידה אליה החומר מיועד. כמו כן יצרף הקבלן לחומר עותק מבקשת

 השליפה.

 

 

 על כל יחידת תיוק שנשלפת תודבק מדבקה עליה יהיה רשום:

 

 - מס' שליפה.

 - שם מזמין העבודה.

 - שם יחידת המשנה.

 - יחידת התיוק.

 - מספר מיכל.

 - מיקום.

 

 ז. הקבלן ימסור את החומר ישירות לגורם שצויין בטופס השליפה.

 

 ח. הקבלן יעדכן את סטטוס החומר הנשלף במערכת הממוחשבת ויציין את הגורם

 המזמין ואת מטרת השליפה (עיון או שימוש מחודש או גריעה).

 

 ט. קבלת התיקים חזרה תתבצע עפ"י תהליך הפקדת תיקים (כמפורט בסעיף  )

 כאשר תיקים אלו יופרדו ויצויין עליהם כי חזרו משליפה. ההפקדה החוזרת

 תבוצע ללא תשלום נוסף.

 

 י. הקבלן מתחייב לאפשר לנציג מזמין העבודה/ארכיון המדינה לבצע בקורת/פעילות

 משרדית מקומית באתר הגניזה (כגון עיון, הערכה או סידור חומר ארכיוני) ואף

 להקצות להם שטח לשם כך. כל שינוי שיבוצע בארגון המקורי של החומר, אם ייבוצע

 ייעשה בתיאום מלא עם הקבלן.

 

3. ביעור תיקים ומיכלים

 

 א. הקבלן יפיק פעם בשנה (או עפ"י דרישה) דו"ח ממוחשב של יחידות תיוק אשר הגיע

 הזמן (עפ"י משך זמן השמירה שהוגדר ע"י המזמין) לבערם ויעבירו לאיש הקשר של

 המזמין. להלן דוגמא למבנה הדו"ח:

 

 (שם המזמין)

 

 (שם היחידה)

 

 שם חברת הגניזה ___________________ תאריך_______________

 

 דו"ח חומר המיועד לביעור בתאריך_________________(ממוין לפי מיכלים)

 

 

 

 

כותרת יחידת זמני פתיחה מספר מיכל תאריך יעד לביעור (שנה)

התיוק וסגירה

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 לגבי כל מיכל יש לציין שורת סיכום המתייחסת למספר יחידות התיוק המיועדות

 לביעור ביחס לכלל יחידות התיוק במיכל.

 

 

 ב. הקבלן יקבל חזרה דו"ח תיקים שאושרו לביעור ע"י המזמין וע"י ארכיון המדינה.

 

 ג. הקבלן יכין את התיקים שאושרו לביעור ובפיקוח איש קשר של המזמין יבצע את

 הביעור. לאחר הבעור יעדכן הקבלן את הקובץ שברשותו ויעביר דו"ח אחסון מעודכן

 למזמין העבודה ולארכיון המדינה.

 

 ד. על הקבלן לפרט כיצד יקטין את כמות המיכלים המאוחסנים בעקבות הביעור, כאשר לא

 יבער מיכל שלם אלא רק חלק מיחידות התיוק הכלולות בו, וכיצד יעדכן את מערכת

 המידע בהתאם.

 

 ה. בשום מקרה לא יבוער תיק שלא אושר לביעור ע"י המזמין/ארכיון המדינה, אפילו

 אם הוא מופיע ברשימת התיקים שניתן לכאורה לבערם.

 

4. הקבלן יעביר לידי מזמין העבודה מדי רבעון או עפ"י דרישה דו"ח במבנה העקרוני הבא:

 

 

 

 

 

(שם מזמין העבודה)

 

 

(שם היחידה)

 

 

 

 דו"ח אחסון מעודכן לתאריך: ____________________

 

 מתייחס לתקופה מ______________עד______________

 

א. ההיקף הכולל של החומר המאוחסן עדכני לתאריך הפקת הדו"ח:

 

 _______________ מיכלים.

 

 _______________ תיקים.

 

ב. היקף החומר הנוסף שהועבר לגניזה בתקופת הדו"ח.

 

 _______________ מיכלים.

 

 _______________ תיקים.

 

ג. היקף שליפות חומר בתקופת הדו"ח:

 

 _______________ יחידות תיוק.

 

ד. מס' יחידות תיוק שהגיע הזמן לבערם____________

 

ה. 1. מס' יחידות תיוק שנשלפו למטרת עיון וטרם הוחזרו____________

 

 2. הגורם המקבל________________

 

 3. מועד המסירה________________

 

 

ו. שליפה מעבר לנורמה

 

 לענין זה יחולו הכללים של השליפות הנזכרות בסעיף ____ לעיל.